Offre d’emploi du 12/04/2023

Assistant(e) de direction en gestion administrative (H/F)

Offre d’emploi pour une alternance

 

La société Forma Public Privé est un collectif pluridisciplinaire d’intervenants professionnels engagée au service du développement des compétences, de l’innovation et qui a pour objectif de répondre aux besoins de formations du secteur de la fonction publique et du secteur privé.

Nous sommes à la recherche d’un(e) assistant(e) de direction en gestion administratif en alternance pour notre centre de formation. La personne recrutée sera adjointe du directeur et responsable de la gestion administrative des formations du centre de formation.

# Responsabilités :

  • Assurer la gestion administrative du centre de formation : préparer les documents administratifs, suivre les dossiers, assurer la gestion de la correspondance, respecter la démarche de la certification Qualiopi.
  • Gérer les appels téléphoniques et les courriers (clients, formateurs, sous-traitants): répondre aux appels téléphoniques, gérer les mails et courriers entrants et sortants.
  • Assurer la logistique des formations (location de salle, formateur, réservation hôtel…)
  • Suivre les dossiers administratifs clients : assurer le suivi des dossiers administratifs liés aux formations, de la conception du devis à la réalisation des attestations de fin de formation. (Préparer le recueil de besoin en formation et le devis, préparer les convocations, préparer et recueillir les feuilles de présences, préparer les attestations de fin de formation, recueillir les QCM de fin de session de formation, recueillir les feuilles de bilan de fin de formation).
  • Mise à jour des dossiers clients sur le drive et matérialisés
  • Suivi des dossiers administratifs formateur : choix du formateur, lettre de mission, fiche de remboursement de frais, recueil du bilan en fin de formation.
  • Participer à la mise à jour des bases de données clients et des outils informatiques de l’organisme : mise à jour du bilan pédagogique et financier annuel de l’entreprise et sur le site de la DIRECCTE, EDOF, Pôle emploi, FORPREV.
  • Réaliser les commandes en petit matériel de l’organisme, fournitures administratives, consommables, équipements et vérifier la conformité des livraisons.
  • Rédaction de rapports internes (Compte rendu de réunion, rapport de fin de formation)
  • Aide à la gestion et à la conduite du budget.

# Votre profil :

  • Vous préparez un diplôme de niveau bac +2/+3 en Management, secrétariat, Gestion administrative ou équivalent..
  • Vous faites preuve d’organisation, de rigeur et vous êtes organisé
  • Vous avez une maitrise parfaite de l’orthographe et de la syntaxe
  • Vous êtes à l’aise avec les outils informatiques (Pack Office, Internet)

# Avantages :

  • Tickets restaurants
  • Prise en charge de 50% des frais de transport en commun domicile-travail
  • Prise en charge du matériel informatique

 

Site : Beauvais – Start lab Incubateur & Pépinière d’entreprises du Beauvaisis

Rémunération : Selon votre âge, entre 43% et 100% du SMIC, en fonction du barème légal.

Début du contrat souhaité : Septembre 2023

 

Si vous êtes intéressé(e) par cette opportunité et que vous remplissez les critères ci-dessus, veuillez envoyer votre CV et lettre de motivation par e-mail à l’adresse suivante : formapublicprive@sfr.fr